Czerwona teczka – Jak zabezpieczyć swój majątek

Czy wiesz, że jeśli Cię zabraknie, to Twoja rodzina może stracić znaczną część Waszego wspólnego majątku?

Na bankowych rachunkach Polaków zalegają miliardy złotych, po które nikt się nie zgłasza!

Chciałbyś zostawić swoje dzieci i żonę albo męża bez dostępu do oszczędności, za to ze sporymi długami? Domyślam się, że nie, dlatego powinieneś nie tylko zrozumieć, czym jest czerwona teczka i jak działa, ale też jak najszybciej ją założyć.

Z tego materiału dowiesz się wszystkiego o czerwonej teczce – jakie dokumenty powinny się tam znaleźć, czego nie powinno w niej być, kiedy ją aktualizować, jak ją zabezpieczyć, i… dlaczego wcale nie musi być w Twoim domu.

A jeśli uznasz, że warto ją przygotować, to zostań ze mną do końca, bo podam Ci link do wydrukowania checklisty, dzięki której niczego nie pominiesz.

Czym jest czerwona teczka?

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest czerwona teczka.

Czerwona teczka to narzędzie, które służy do organizacji oraz udokumentowania najważniejszych spraw w Twoim życiu.

Przechowuje się w niej kluczowe dokumenty finansowe niezbędne do bieżących rozliczeń, planowania wydatków, inwestycji czy ubezpieczeń.

Przeważnie mówi się o niej w kontekście finansów, ale to nie muszą być tylko finanse – o tym, co się w niej znajdzie decydujesz Ty. Ten materiał, czy dowolny inny jaki znajdziesz na temat czerwonej teczki są tylko wskazówkami. Każdy z nas jest inny oraz ma inne potrzeby, więc pamiętaj, by dostosować ją do siebie.

Do czego służy czerwona teczka?

Ok! Ale do czego służy czerwona teczka?

Przede wszystkim czerwona teczka nie jest dla Ciebie, a dla Twoich bliskich.

To zabezpieczenie na wypadek, np. wypadku… Takiego zdarzenia, które może zakończyć się Twoim zgonem, śpiączką, niezdolnością do samodzielnego podejmowania decyzji czy w ogóle brakiem świadomości.

Czerwona teczka ma pomóc Twojej rodzinie ogarnąć niezbędne sprawy, o których wcześniej mogli wcale nie wiedzieć czy mieć niepełne informacje.

Dlaczego czerwona teczka jest taka ważna?

Dlaczego czerwona teczka jest taka ważna?

Wyobraź sobie, że w Twoim domu to Ty jesteś osobą odpowiedzialną za Wasze finanse. Opłacasz wszystkie rachunki, zajmujesz się kredytami, zbierasz oszczędności i sukcesywnie je inwestujesz. Nie brzmi to specjalnie dziwnie prawda? Zwykły podział obowiązków. Ktoś zawsze to robi.

Przeważnie jedna osoba.

Jednak pewnego dnia masz pecha, bo… giniesz w wypadku. Może ktoś potrącił Cię na pasach, może miałeś czołówkę czy spadłeś z balkonu. Nie ma to już znaczenia! Natomiast co ma znaczenie, to sytuacja Twojej rodziny. W końcu to Ty wszystkim się zajmowałeś!

Twoja rodzina wie, że mieliście jakieś inwestycje, ale…

• Co to było?
• Gdzie?
• Jakie kwoty?

Czy Twoi bliscy będą mieli do tego głowę, gdy pogrążeni w smutku i żałobie będą zajęci organizacją Twojego pogrzebu? Czy Twoja rodzina jest przygotowana na taką sytuację? Czy wie o WSZYSTKICH składnikach majątku? Prawdopodobnie nie!

Brak czerwonej teczki utrudnia życie najbliższym

Brak czerwonej teczki utrudnia życie najbliższym w już i tak trudnych momentach.

To nie jest tak, że jak umieramy, to nasza rodzina dostaje sms-a od towarzystwa ubezpieczeniowego, że mają się zgłosić po pieniądze, które czekają na nich na srebrnej tacy. Niestety trzeba samemu wiedzieć gdzie i po co się zgłosić.

Czerwona teczka to coś w rodzaju czarnej skrzynki w samolocie. Wystarczy do niej zajrzeć, by wszystko było jasne.

I tak samo jak czarna skrzynka wcale nie jest czarna, a jaskrawo-pomarańczowa, by łatwiej było ją znaleźć, tak czerwona teczka wcale nie musi być czerwona, ani nawet nie musi być teczką… Równie dobrze może to być zielony segregator. To Ty wybierasz, jaką przyjmie formę.

Jak uporządkować dokumenty w czerwonej teczce?

No dobrze, ale przejdźmy do konkretów! Zanim zaczniesz układać dokumenty w przypadkowy sposób, pomyśl o organizacji.

Jak uporządkować dokumenty w czerwonej teczce?

Kategorie

Zacznij do podziału na kategorie:

• rachunki,
• umowy,
• dokumenty podatkowe,
• inwestycje,
• ubezpieczenia itd.

Na razie nie przejmuj się szczegółową listą. O tym, co powinna zawierać czerwona teczka dowiesz się za chwilę, ale póki co zastanów się nad samymi kategoriami dokumentów, jakie posiadasz.

Podział

Oddziel od siebie te kategorie – użyj zakładek, etykiet, naklejek czy czegokolwiek, co pozwoli Ci już na pierwszy rzut oka wiedzieć, gdzie znaleźć dany dokument.

Chronologia

Sortuj dokumenty chronologicznie – od najnowszych do najstarszych. Dzięki temu te najważniejsze i najbardziej aktualne zawsze są na wierzchu, no i ułatwia to prześledzenie przebiegu danej sprawy.

Dokumenty archiwalne

Oddziel dokumenty bieżące od archiwalnych – o ile jest taka potrzeba.

Niektóre sprawy mogą być już zakończone, co nie oznacza, że te dokumenty nie będą potrzebne. Zostaw je w celach archiwalnych, bo w końcu czerwona teczka jest “na wszelki wypadek” prawda?

Jakie dokumenty trzymać w czerwonej teczce?

Organizację mamy za sobą, w takim razie co powinna zawierać czerwona teczka? Jakie dokumenty w niej trzymać?

Instrukcja postępowania

Wstępnie przydaje się instrukcja postępowania, czyli krok po kroku, co robić. Może to być zwykła instrukcja dla bliskich, by po prostu nie pogubili się w tym, co należy zrobić. Np. nie każdy wie, że zgon należy w ciągu 3 dni zgłosić do urzędu stanu cywilnego.

• Krótki list pożegnalny,
• wytyczne co do pogrzebu,
• testament lub namiar na niego.

Możesz także zawrzeć tu listę osób, do których warto zwrócić się w awaryjnej sytuacji wraz z kontaktem do tych osób. To nie musi być ktoś z rodziny, a np. radca prawny, notariusz czy agent ubezpieczeniowy.

Majątek

Pierwsza kategoria w teczce to majątek, czyli to, co chcesz pozostawić swoim bliskim.

Konta bankowe, a więc nazwy banków, numery rachunków, upoważnienia, podpięte produkty jak karty, warunki kont, gdzie trzymane są oszczędności.

Tak przy okazji, jeśli chcesz mieć nowe, lepsze konto, które ma najwyższe oprocentowanie na rynku albo premię w wysokości nawet kilkuset złotych za spełnienie prostych warunków, to zajrzyj do moich zestawień na bogatyzwyboru.pl/promocje.

Znajdziesz tam konta osobiste, oszczędnościowe, firmowe, lokaty czy karty posortowane wedle największych dla Ciebie korzyści. Część z tych ofert zawiera linki afiliacyjne za co mogę otrzymać prowizje, jednak nie ma to wpływu na ułożenie ofert, a te są codzienne aktualizowane.

Ale wróćmy do tematu.

Oprócz tak oczywistych miejsc jak konta bankowe warto wymienić także:

• Środki w funduszach TFI, OFE, IKE, IKZE, PPK, PPE, OIPE.
• Akcje i obligacje w domach maklerskich.
• Akty notarialne nieruchomości, rysunki techniczne, plany, najważniejsze informacje o nich, które warto wiedzieć.
• Dokumenty aut, ich ubezpieczenia, zapasowe kluczyki, gdzie są serwisowane.
• Informacja o oszczędnościach fizycznych jak gotówka czy złoto i srebro albo kamienie szlachetne. Czy są ukryte w gdzieś w domu albo ogrodzie, czy może w skrytce bankowej. Jeśli są ukryte w domu, to nie pisz gdzie, tylko przypomnij, że są. Rodzina to sobie znajdzie, bo wie, gdzie szukać a złodziej nie.
• Dane o takich skrytkach i sejfach w bankach.
• Zawarte umowy kupna, najmu, użytkowania albo dzierżawy.
• Pożyczki udzielone – ile, komu, na jak długo, na jaki procent, gdzie jest umowa.

Zobowiązania

Druga kategoria to zobowiązania, czyli to, co nie chcesz, żeby bliskich zaskoczyło.

• Kredyty i pożyczki bankowe – nazwa banku, numer rachunku i umowy, kwota do spłaty.
• Karty kredytowe – nazwa banku, numer rachunku, warunki karty.
• Leasing – nazwa leasingodawcy, numer umowy, kwota zobowiązania.
• Pożyczki prywatne – kwota zobowiązania, kontakt do wierzyciela, umowa.

Ubezpieczenia

Trzecia kategoria to ubezpieczenia, czyli to, co może pomóc Twoim bliskim.

Ubezpieczenie, a więc numer polisy, nazwa ubezpieczyciela, agenta, kto jest upoważniony do odbioru odszkodowania.

To może być ubezpieczenie:

• na życie,
• zdrowie,
• nieruchomości,
• AC,
• GAP

Jakiekolwiek masz zawarte.

Konta wirtualne

Czwarta kategoria to kwestie wirtualne.

Czyli lista portali społecznościowych, na których posiadamy konta, a które mogą zostać zamknięte przez naszych bliskich.

• Lista adresów e-mail.
• Lista naszych stron, domen, hostingów.
• Lista dysków z dokumentami w chmurze.

Zgłoszenie zgonu

Piąta kategoria to lista instytucji, w których należy zgłosić zgon.

• Urząd stanu cywilnego,
• urząd skarbowy,
• urząd miasta czy gminy,
• ZUS albo KRUS,
• banki,
• wspólnota mieszkaniowa albo spółdzielnia,
• dostawca energii, wody, gazu, internetu czy telewizji,
• operator sieci komórkowej.

Jeśli umowy są na Ciebie, to trzeba będzie się nimi zająć.

Dokumentacja związana z pracą

Ostatnia, szósta kategoria to dokumentacja firmowa albo związana z zatrudnieniem.

To może być umowa z pracodawcą, dane urzędu skarbowego oraz ZUS-u.

Dokumenty rejestracyjne związane z CEIDG, NIP-em, REGON-em, VAT-em, ZUS-em, CIT-em itd.

W przypadku własnej firmy najbardziej preferowany jest kontakt do Twojej księgowej, która będzie wiedziała, co i gdzie zgłosić, bo osoby, które nie prowadzą firmy nie mają nawet pojęcia od czego zacząć.

Czego NIE trzymać w czerwonej teczce?

Czego natomiast nie powinno być w czerwonej teczce?

Chociaż czerwona teczka ma być pomocą dla Twojej rodziny, to nie powinna być pomocna dla innych osób, które wtykają nos w nie swoje sprawy.

Mówiąc wprost – złodzieje! Różnie może być, a nie ma co podawać im dostępów na srebrnej tacy…

Dlatego w czerwonej teczce nie umieszczaj:

• loginów,
• haseł,
• kodów PIN,
• ani niczego podobnego.

Twoi spadkobiercy wcale nie będą tego potrzebować, bo wystarczy im lista posiadanego majątku oraz informacja, gdzie się znajduje. To naprawdę wystarczy, żeby osoby do tego uprawnione mogły ten majątek przejąć. Tak samo w żadnym wypadku nie trzymaj tam gotówki czy kopii dowodu osobistego.

Bezpieczeństwo dokumentów – jak zabezpieczyć czerwoną teczkę?

No ale skoro czerwona teczka jest taka ważna, to jak ją zabezpieczyć?

Pamiętaj, że tak jak wspominałem wcześniej, to wcale nie musi być czerwona teczka, która zwraca na siebie uwagę na środku półki z książkami w salonie. To może być niepozorny zielony segregator, schowany w kartonie w garderobie.

Ważne, żeby odpowiednie osoby miały świadomość istnienia “czerwonej teczki”.

Natomiast to jest zabezpieczenie przed złodziejem, ale nie zniszczeniem.

Takim zabezpieczeniem może być np. sejf, który jest ognioodporny i w razie pożaru teczka przetrwa. Natomiast jak już boisz się pożaru, to niech ten sejf będzie też wodoszczelny, bo pożar oznacza akcję gaśniczą. I co z tego, że teczka nie spłonie, jeśli i tak zostanie zniszczona prawda? A równie dobrze może się to stać przez zalanie z winy sąsiada z góry.

Czerwoną teczkę możesz także przechowywać w skrytce bankowej, natomiast jest to rozwiązanie dość drogie, bo od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych rocznie.

Ewentualnie możesz trzymać 2 teczki w 2 różnych miejscach. Gdzie chcesz trzymać czerwoną teczkę, to już pozostawiam Tobie.

Kiedy zrobić czerwoną teczkę?

Natomiast jakiej decyzji nie pozostawiam Tobie, a mówię Ci, co masz zrobić, to kiedy stworzyć czerwoną teczkę.

Odpowiedź brzmi: jak najszybciej!

Dziś, w weekend czy inny najbliższy wolny dzień.

Nie chcę Cię straszyć, że wypadki chodzą po ludziach, ale… chodzą. A dobrze wiemy, że jak odłożysz to na później, to będziesz to odwlekać tygodniami, aż w końcu i tak o tym zapomnisz. Zrób to więc jak najszybciej, bo i tak nie starczy Ci na to jeden wieczór.

Nawet jeśli to Ty jesteś osobą, która zajmuje się wszystkimi tymi finansowymi sprawami w Twojej rodzinie, to wypisanie tego, może Ci zająć kilka godzin.

Zauważ, że niby wszystko to wiesz, a jednak musisz sobie o tym przypomnieć! I co zrobi Twoja rodzina, gdyby coś Ci się stało? Hmmm?! No właśnie…

Jak często aktualizować czerwoną teczkę?

Ale aby Twoja czerwona teczka pozostała użyteczna i dobrze zorganizowana, należy pilnować jej aktualności.

Tak więc jak często aktualizować zawartość czerwonej teczki?

Wypadałoby robić to choć raz w roku, by zweryfikować jej stan, ale jednak najlepiej byłoby przy każdej zmianie i nowym dokumencie.

Jeśli uaktualniasz informacje na bieżąco, to zawsze są aktualne, więc teczka najlepiej spełnia swoje zadanie, a do tego jest to zwyczajnie prostsze i szybsze.

Co zamiast czerwonej teczki?

Wiem jednak, że nie każdy chce przygotować sobie taką czerwoną teczkę w domu, bo uważa, że nic złego go nie spotka lub ma jakiś inny powód.

W takim razie, co zamiast czerwonej teczki?

Zaznaczam, że nie jestem w tym temacie profesjonalistą, ale moim zdaniem są 2 opcje:

Pierwsza opcja to depozyt notarialny z warunkami otwarcia. Taki depozyt może mieć opcje, że zostanie wydany tylko osobom upoważnionym i to pod jakimś warunkiem, np. zgonu.

Druga opcja to klasycznie testament w formie aktu notarialnego. Natomiast co jest bardzo ważne, to żeby taki testament zarejestrować w NORT, czyli Notarialnym Rejestrze Testamentów. I tu nie chodzi o to, że treść tego testamentu będzie dostępna do odczytania, tylko o to, że będzie wiadomo, gdzie ten testament jest.

Więc nawet jeśli Twoja rodzina nie ma testamentu, bo nie może go znaleźć czy został zniszczony, to wystarczy, że uda się do dowolnej kancelarii notarialnej i uzyska informacje, w której konkretnie kancelarii został sporządzony. Do tego wymagany jest akt zgonu – więc za życia i tak takiej informacji nikt nie dostanie. Później oczywiście w tej odpowiedniej już kancelarii można uzyskać testament.

Mam nadzieję, że ten materiał wiele Ci rozjaśnił w kwestii czerwonej teczki i niedługo ją przygotujesz oraz że… nigdy Ci się nie przyda.