Działalność nierejestrowana – poradnik krok po kroku

Czy wiesz, że możesz zarabiać nawet 3.500 zł na swojej działalności i nie płacić ZUS-u? Czy to w ogóle jest legalne? Tak! Chociaż nie w każdym przypadku…

Z tego poradnika dowiesz się wszystkiego o działalności nierejestrowanej, czyli firmie, której nie musisz nigdzie rejestrować, ani płacić składek ZUS, ale za to możesz normalnie sprzedawać towary czy usługi, wystawiać faktury czy rozliczać się z kontrahentami, a podatek zapłacisz dopiero w przyszłym roku.

Wyjaśnię to naprawdę prosto, żebyś zrozumiał, o co chodzi i podjął decyzję, czy chcesz skorzystać z tego rozwiązania.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest działalność nierejestrowana.

Mogłeś spotkać się z różnymi określeniami jak działalność:

• nierejestrowana,
• nierejestrowa,
• nieewidencjonowana.

Nie ma żadnego znaczenia, której nazwy będziesz używać, bo wszystkie oznaczają dokładnie to samo.

Możesz używać ich naprzemiennie i będzie ok. Ja dla ułatwienia będę po prostu używał tylko jednej z tych nazw.

Działalność nierejestrowana to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy wpisem do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Nie musisz zgłaszać jej w urzędach, w GUS-ie, nie będziesz też potrzebował NIP-u ani REGON-u. Nie będziesz musiał płacić składek ZUS, zaliczek na podatek ani VAT-u. Nie musisz też prowadzić księgowości, a jedynie uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Działalność nierejestrowana to po prostu taka firma na próbę, która pozwala korzystać z udogodnień prowadzenia firmy, a jednocześnie nie nakłada wszystkich obowiązków z tym związanych.

Działalność nierejestrowana nie jest traktowana jako klasyczna działalność gospodarcza, o ile nie przekroczysz limitu przychodów, ale do tego dojdziemy za chwilę.

Kiedy możesz prowadzić działalność nierejestrowaną?

Najpierw musisz poznać 2 najważniejsze warunki, które w ogóle umożliwią Ci skorzystanie z działalności nierejestrowanej.

Pierwszy z nich to brak prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy, czyli 5 lat.

I tutaj ważna informacja!

Możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, nawet jeżeli masz zarejestrowaną normalną firmę, ale w ostatnich 60 miesiącach jej działalność była zawieszona. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest liczone jak jej niewykonywanie.

Czyli w skrócie, żeby móc prowadzić działalność nierejestrowaną, w ciągu ostatnich 60 miesięcy, nie mogłeś prowadzić działalności. Jeśli w ciągu tych 60 miesięcy prowadziłeś działalność gospodarczą, no to niestety, nie masz takiej możliwości.

Natomiast drugi warunek to limit przychodów, bo miesięczne przychody Twojej działalności nierejestrowanej nie mogą przekraczać limitu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4.666 zł, oznacza to, że limit dla działalności nierejestrowanej, czyli 75%, wynosi 3.499,50 zł.

Limit przychodów w działalności nierejestrowanej

Ten limit przychodu nie jest dla wszystkich jasny, dlatego teraz skupimy się na tym, jak go ustalić.

Po pierwsze i najważniejsze!

Przychód to jest to, co otrzymujesz od klienta, np. zapłacił Ci 100 zł za towar. Towar kosztował Cię 70 zł, co jest Twoim kosztem. Koszt odejmujesz od przychodu, co daje Ci 30 zł dochodu.

Przychód – Koszt = Dochód
100 zł – 70 zł = 30 zł

Dochód i przychód to nie jest to samo, a limit obowiązuje na przychód, a nie na dochód.

Dlatego działalność nierejestrowana ma najwięcej sensu albo gdy chcesz szybko wypróbować swój pomysł na biznes i czy potrafisz złapać klientów, albo w przypadku, gdy masz bardzo niskie koszty, bo Twoje produkty są tanie w wytworzeniu.

Np. e-booka robisz raz, ale później już tylko na nim zarabiasz, więc praktycznie cały przychód staje się dochodem, no bo musisz jeszcze pamiętać o opłaceniu np. operatora płatności czy domeny i hostingu dla Twojego sklepu.

A w przypadku, chociażby robienia mebli, gdzie koszty mogą być duże, limit przychodów będzie Cię bardzo ograniczać, a samych dochodów, czyli tego, co zostaje dla Ciebie, może być niewiele.

Do limitu przychodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowanej wliczasz wszystkie przychody należne z danego miesiąca, wynikające z wystawionych rachunków albo faktur, nawet jeśli faktycznie ich nie otrzymałeś, bo klient jeszcze nie zapłacił za towar.

Kto prowadzi firmę, ten wie, jak to jest, że klient jeszcze nie zapłacił, ale urzędom już się należy i trzeba sobie zostawiać poduszkę bezpieczeństwa. Akurat Ty nie musisz się przejmować podatkami, bo płacisz je na koniec roku, więc ten problem płynności Cię nie dotyczy. No ale wróćmy do tematu…

Do limitu przychodów nie wlicza się:

• wartości zwróconych towarów,
• udzielonych rabatów,
• bonifikat i skont.

Skont, to nie jest źle napisane skąd. Skonto to obniżka za uregulowanie płatności przed terminem. Skonto przydaje się we własnej firmie, szczególnie przy dużych transakcjach, ale tak szczerze w działalności nierejestrowanej szkoda sobie tym zawracać głowę. Wspominam o tym bardziej dla kompletności informacji.

Mamy więc 2 rodzaje kwot.

Kwoty otrzymane, czyli te, które dostajesz w momencie sprzedaży lub przed sprzedażą, np. zaliczki.

Mamy także kwoty należne, czyli te, których w momencie sprzedaży jeszcze nie otrzymałeś, czyli sprzedałeś towar lub wykonałeś usługę i wystawiłeś dokument sprzedaży (rachunek albo fakturę), ale klient jeszcze Ci nie zapłacił.

Przypominam, że do limitu wlicza się kwoty należne, więc musisz uważać, bo nawet jeśli nie dostałeś kasy, a jesteś na granicy, to sprzedaż kolejnego produktu albo usługi może przekroczyć ten limit.

Do ustalania przychodu będzie ci służyć ewidencja sprzedaży i o niej też za chwilę Ci powiem.

Natomiast ważna sprawa – co się dzieje, gdy przekroczysz limit przychodów?

Jeśli przekroczysz miesięczny limit przychodu, to Twoja działalność nierejestrowana zostanie uznana za działalność gospodarczą. I od momentu przekroczenia limitu przychodu masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG.

Kiedy musisz zarejestrować działalność?

Natomiast nie jest to jedyny wymóg zarejestrowania działalności, bo takich warunków jest więcej…

Musisz zarejestrować firmę, nawet jeśli nie będziesz przekraczać limitu przychodów, ale działalność, którą chcesz prowadzić, wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do działalności regulowanej.

W takich przypadkach nie można wykonywać działalności bez rejestracji.

Przykłady takich działalności to:

• ochrona osób lub mienia,
• sprzedaż alkoholu,
• organizacja imprez turystycznych,
• usługi detektywistyczne,
• zbieranie odpadów,
• pośrednictwo ubezpieczeniowe,
• prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Działalność nierejestrowana a umowy zlecenia

W działalności nierejestrowanej możesz nie tylko sprzedawać produkty, ale także świadczyć usługi.

A jeśli chcesz świadczyć usługi, czyli wykonywać umowę o świadczenie usług albo umowę-zlecenie, to podlegasz ubezpieczeniom jako zleceniobiorca.

I to jest bardzo ważne, żebyś dobrze to zrozumiał!

Podmiot zawierający z Tobą taką umowę, czyli zleceniodawca pełni wtedy obowiązki płatnika składek i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić Cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS.

Od tej zasady istnieje wyjątek.

Jeśli jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat i wykonujesz zlecenie, to nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom i zleceniodawca nie musi odprowadzać składek do ZUS.

Natomiast jest to wielki problem działalności nierejestrowanej, no bo dla klienta jest to po prostu trudna sytuacja.

Postaw się w roli Twojego klienta…

Jesteś pewnie zwykłym konsumentem, więc nie masz pojęcia, o co chodzi, z tym że to Ty masz odprowadzić składki ZUS. Nie wiesz jak to zrobić. Nie wiesz, czy później ktoś będzie to kontrolował.

No… jest to problem. Prawdopodobnie po takiej informacji klient wybierze kogoś innego do wykonania usługi. Kogoś, kto ma swoją firmę i sam zajmuje się swoim ZUS-em. Albo jakiegoś pana Mietka co tam oczywiście od 20 lat świadczy usługi, ale on nigdy nie słyszał, co to jest faktura…

Klient chce mieć wykonaną usługę, czyli pozbyć się swojego problemu, a nie dokładać sobie nowy. Dlatego działalność nierejestrowana najlepiej sprawdza się do sprzedaży produktów. Usługi też można świadczyć i wiele osób to robi, ale musisz mieć ten problem na uwadze.

Pamiętaj więc, że nie będziesz mieć obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnych, tylko jeśli w ramach działalności nierejestrowanej sprzedajesz towary, np. rękodzieło.

Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej

A jak już jesteśmy przy sprzedaży, to musisz wiedzieć, że masz obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ta ewidencja pozwoli Ci także szybko sprawdzić, czy nie przekraczasz limitu przychodów.

Ewidencję sprzedaży możesz prowadzić na kartce albo w Excelu czy innym arkuszu. Nie ma to specjalnego znaczenia, ale w formie elektronicznej jest wygodniej, bo wszystko sumuje się automatycznie, a dzięki temu możesz uniknąć pomyłki.

Ok! Jak wygląda taka ewidencja?

W ewidencji sprzedaży zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

To oznacza, że po sprzedaniu towaru następnego dnia, nie możesz wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego. Czyli po prostu wpisuj to po kolei i najlepiej od razu.

Przepisy nie regulują, co dokładnie powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży.

Zazwyczaj zawiera:

• liczbę porządkową,
• datę sprzedaży,
• wartość sprzedaży,
• wartość sprzedaży narastająco.

Czyli dla przykładu kolejno będzie to:

• Pierwsza sprzedaż, 5 marca 2025 r., kwota sprzedaży 500 zł, kwota narastająca w miesiącu 500 zł.
• Druga sprzedaż 8 marca 2025 r., kwota sprzedaży 300 zł, czyli kwota narastająca w miesiącu 800 zł.

W ewidencji możesz dopisywać też inne informacje jak numer dowodu sprzedaży albo informacje o rodzaju transakcji. Im lepiej to opiszesz, tym w razie czego łatwiej będzie Ci zidentyfikować, o którą transakcję chodziło.

I tutaj bardzo ważne, jeśli twoja ewidencja będzie prowadzona w sposób nierzetelny albo w ogóle nie będziesz jej prowadzić, a na podstawie dokumentacji nie będzie możliwe ustalenie wartości sprzedaży, to urząd skarbowy sam określi wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego.

Jeżeli nie będzie można określić przedmiotu opodatkowania, to kwota podatku zostanie ustalona na 22%.

Rachunki i faktury w działalności nierejestrowanej

Ewidencja jest dla Ciebie ważna, natomiast dla klientów ważne są rachunki i faktury, jak więc w takim razie muszą wyglądać?

Na żądanie kupującego masz obowiązek wystawić rachunek.

Rachunek powinien zawierać co najmniej:

• numer kolejny,
• datę wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę usługi,
• kwotę do zapłaty.

Przy działalności nierejestrowanej jesteś zwolniony z obowiązku wystawiania faktur. Musisz jednak wystawić fakturę, jeśli Twój klient tego zażąda. Klient może zgłosić takie żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.

Faktura musi zawierać co najmniej:

• numer kolejny,
• datę wystawienia,
• imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę lub rodzaj towaru albo usługi,
• miarę oraz ilość dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru czy usługi,
• kwotę należności ogółem.

W działalności nierejestrowanej wystarczy, że na rachunku albo fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania.

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej

No a skoro jesteśmy przy dokumentach sprzedaży, to możesz zastanawiać się, czy musisz mieć kasę fiskalną i odpowiedź brzmi “to zależy”…

Podatnicy, którzy w poprzednim roku nie przekroczyli 20.000 zł obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych, nie muszą używać kasy fiskalnej do ewidencjonowania sprzedaży.

Natomiast limit 20.000 zł to kwota na cały rok, więc jeśli zacząłeś prowadzić działalność w trakcie poprzedniego roku, to Twój obrót nie może przekroczyć kwoty w odpowiedniej proporcji do okresu wykonywania działalności w poprzednim roku podatkowym. Czyli jeśli zacząłeś w połowie roku, to masz tylko 10.000 zł, ale to się liczy dokładnie, a nie oko.

Ale nagle obrót, co to jest obrót? Przecież cały czas był przychód, o co znowu chodzi? Po co tak utrudniają?

Obrót to kwota należna z tytułu sprzedaży pomniejszona o kwotę podatku od towarów i usług.

Natomiast kasa fiskalna będzie Ci potrzebna w przypadku sprzedaży towarów lub usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

I do takich rzeczy zalicza się sprzedaż:

• gazu płynnego,
• części do silników spalinowych,
• nadwozi do pojazdów silnikowych,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego,
• perfum i wód toaletowych.

Co do usług, to mamy tu:

• przewóz osób i ich bagażu podręcznego taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
• doradztwo podatkowe,
• usługi świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne (w tym również sezonowo),
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Jeżeli sprzedajesz takie towary albo świadczysz te usługi, to musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest niezależny od faktu prowadzenia zarejestrowanej działalności gospodarczej, dlatego, nawet jeżeli w działalności nierejestrowanej faktycznie nie jesteś przedsiębiorcą, bo nie rejestrujesz tej działalności w CEIDG, to i tak musisz posiadać kasę fiskalną, jeśli spełniasz te wymienione wcześniej warunki.

VAT w działalności nierejestrowanej

Oprócz kasy fiskalnej bardzo częstym pytaniem jest także kwestia VAT-u. Jak to z nim jest w działalności nierejestrowanej?

W działalności nierejestrowanej bardzo często korzysta się ze zwolnienia z VAT, ponieważ sprzedaż w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200.000 zł albo proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

To jest zwolnienie podmiotowe, które obowiązuje do limitu właśnie 200.000 zł i nie da się go przebić w działalności nierejestrowanej, bo miesięcznie to prawie 17.000 zł, a limit przychodu w działalności nierejestrowanej to ponad 4 razy mniej.

Po prostu i tak musiałbyś otworzyć klasyczną działalność.

Jest jeszcze zwolnienie przedmiotowe, które dotyczy konkretnych towarów i usług, ale musimy spojrzeć na to z drugiej strony, czyli nie kto jest zwolniony, a komu zwolnienie nie przysługuje.

A więc komu nie przysługuje zwolnienie z VAT:

Co do usług, są to usługi:

• prawnicze,
• w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego),
• jubilerskie,
• ściągania długów (w tym faktoringu).

Co do sprzedaży, to mamy tu:

• metale szlachetne,
• złom z tych metali oraz wyroby jubilerskie,
• towary opodatkowane akcyzą,
• części do pojazdów samochodowych i motocykli,
• tereny budowlane,
• budynki,
• budowle i ich części.

Sprzedaż przez internet to:

• preparaty kosmetyczne i toaletowe,
• komputery,
• wyroby elektroniczne i optyczne,
• urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego,
• niesklasyfikowane gdzie indziej maszyny i urządzenia.

Jeśli twoja działalność nierejestrowana obejmuje takie towary albo usługi, to musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Stajesz się płatnikiem VAT-u z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. Na przykład, masz obowiązek uzyskać numer NIP oraz prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów.

Jak rozliczyć koszty w działalności nierejestrowanej?

A co do zakupów, to pewnie ciekawi Cię jak rozliczyć koszty w działalności nierejestrowanej.

Jest to bardzo proste!

W zeznaniu rocznym PIT-36, w którym rozliczasz się z prowadzenia działalności nierejestrowanej, możesz wykazać koszty, które poniosłeś w związku z tą działalnością.

Możesz, ale nie musisz, ale jak możesz, to oczywiście wykaż, bo dzięki temu pomniejszysz dochód, który podlega opodatkowaniu.

Koszty to np. zakup surowców czy narzędzi niezbędnych do wykonania produktu, który sprzedajesz.

Koszty muszą być udokumentowane, więc przechowuj wszystkie dowody zakupów. Najlepiej, jeśli będzie to faktura imienna, która zawiera Twoje imię, nazwisko oraz miejsce zamieszkania. Nie musisz podawać NIP-u ani PESEL-u.

Kosztów nie odlicza się na bieżąco, czyli nie pomniejszasz swoich przychodów co miesiąc. Koszty odliczasz dopiero w rozliczeniu rocznym PIT-36.

I tu ważna rzecz, o której warto pamiętać. Nawet jeśli poprosisz o fakturę imienną, to wciąż przysługują Ci standardowe prawa konsumenta, czyli np. prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. W przypadku faktury na firmę jest inaczej, bo tam nie ma takich praw, ale Ty jednak bierzesz fakturę jako osoba fizyczna, więc obejmują Cię prawa konsumentów.

Jak rozliczyć działalność nierejestrowaną z urzędem skarbowym?

No tak, doszliśmy do PIT-u, więc pozostaje kwestia jak rozliczyć działalność nierejestrowaną z urzędem skarbowym?

Jeśli uzyskujesz przychody zarówno z działalności nierejestrowanej, jak i z umowy o pracę, zlecenie albo o dzieło, to przychody z działalności nierejestrowanej rozliczasz w zeznaniu rocznym PIT-36.

Jest tam odpowiednia rubryka zatytułowana oczywiście działalność nierejestrowana, w której wykażesz przychody, koszty, dochód i należny z tego tytułu podatek.

Dodatkowo prowadząc działalność nierejestrowaną, nie masz obowiązku odprowadzania miesięcznych zaliczek na podatek. Rozliczasz podatki dopiero w zeznaniu rocznym, które składasz do 30 kwietnia za rok poprzedni.

W tym terminie musisz także zapłacić podatek od dochodów osiągniętych z działalności nierejestrowanej.

Natomiast warto pamiętać, że uzyskiwanie przychodów z działalności nierejestrowanej nie wyłącza prawa do wspólnego rozliczenia małżonków.

Te kwestie, jak i wiele innych dokładnie omawiam w moim e-booku. To jest absolutnie kompletny przewodnik po działalności nierejestrowanej!

Opisałem tam wszystko – od wymogów formalnych, przez limity zarobków, rozliczenia z urzędem, kiedy płacisz ZUS, a kiedy nie, co z kasą fiskalną i VAT-em aż po to, jak łączyć działalność nierejestrowaną z etatem, statusem osoby bezrobotnej czy emeryturą i wiele, wiele więcej.

Są instrukcje, przykłady, odpowiedzi na trudne pytania oraz informacje, które ciężko znaleźć w innym miejscu.

To oczywiście autoreklama, ale uwierz mi, że bardzo pomoże Ci zarabiać w legalny sposób bez zakładania firmy.

Jeśli więc chcesz oszczędzić czas i uniknąć stresu, to mój e-book jest właśnie dla Ciebie. Dzięki niemu dowiesz się, jak działać legalnie i skutecznie zacząć zarabiać bez zakładania firmy, a kosztuje mniej niż godzinna konsultacja z księgową.

Kontrole w działalności nierejestrowanej?

Pozostaje tylko 1 kwestia, czyli kontrole w działalności nierejestrowanej.

No niby firmy nie rejestrujesz w CEIDG, nie dostajesz NIPU-u ani REGON-u, ZUS-u nie płacisz, to skąd ta kontrola?

Działalność nierejestrowana może podlegać kontroli na podstawie ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej.

Nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT-u, to masz obowiązek ewidencjonować sprzedaż, bo dzięki ewidencji można udokumentować, że zwolnienie z VAT jest prawidłowe.

Poza tym działalność nierejestrowaną może skontrolować sanepid. I to jest chyba akurat najczęstsze, bo wiele osób robiących torty czy wypieki robi to właśnie na działalności nierejestrowanej, a do sanepidu trzeba się zgłosić samodzielnie.

Na taką kontrolę trzeba w takim razie bardzo uważać, ale trzeba też mocno uważać, by nie wkopać się w jedną z 13 pułapek w działalności nierejestrowanej, o których opowiadam w oddzielnym materiale, do którego warto, żebyś zajrzał.