Jak kategoryzować wydatki w budżecie domowym

Jak kategoryzować spisywane wydatki, by było to łatwe, szybkie i dające efekty w budżecie domowym? Po co budować cały budżet skoro wystarczy spisać kwotę z paragonu i na koniec miesiąca zsumować? O tym dowiesz się z tego wpisu.

W poprzednim wpisie z cyklu Podstawy Finansów zajmowaliśmy się spisywaniem wydatków. Wiesz już więc, kiedy i jak najlepiej to robić. Teraz dam Ci kilka wskazówek, jak te wydatki kategoryzować, by mieć z tego wymierne korzyści. Samo spisywanie wydatków nie ma żadnego sensu. Dopiero wyciąganie wniosków z analizy danych daje nam wartościowe informacje.

Dzięki czytelnej kategoryzacji, zamiast spisu kosztów bez ładu i składu otrzymasz przejrzysty raport domowych finansów. Dzięki temu jasno określisz koszty podzielone na rodzaje jak mieszkanie, rachunki, jedzenie, samochód, rozrywkę czy higienę.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z budżetu domowego, to wpadniesz do jednej z trzech grup:

• Grupa pierwsza – Jeszcze przed rozpoczęciem wpisywania wydatków stworzy kilkanaście kategorii, a w nich kilka podkategorii, co w sumie może dać nawet 200 pozycji do śledzenia. Wygląda na świetne i dokładne śledzenie przepływu pieniędzy, prawda? Nieprawda, już po kilku tygodniach zauważysz, że nie korzystasz nawet z połowy. A po paru miesiącach zauważysz, że niektóre podkategorie to 1 lub 2 płatności w ciągu roku. Sam co roku wyrzucam zbędne pozycje, które tylko zajmują miejsce w arkuszu. W zeszłym roku miałem budżet na 95 podkategorii, a realnie tylko w 54 pojawił się jakikolwiek koszt w ciągu całego roku. Regularnie wypełniam około 15, reszta to opłaty, które chcę kontrolować rok do roku. Od przybytku głowa boli.
• Grupa druga – Już zaczęła spisywać wydatki w kategoriach ogólnych jak jedzenie, dom, rachunki. Od 10 do 15 kategorii, które mówią im całe nic. W pozycji rachunki wyszło 980 zł, ale ile z tego poszło na prąd, wodę, czynsz albo gaz? Nikt nie wie. I nikt się nie dowie, póki kategorie nie będą zorganizowane lepiej.
• Grupa trzecia – Wie, jakie koszty potrzebuje kontrolować i tworzy odpowiednie kategorie wraz z podkategoriami. Nie jesteś w tej grupie. Nie martw się. Nikt nie jest. Każdy kto dopiero zaczyna musi przebrnąć przez grupę pierwszą albo drugą. A i to może potrwać latami. Zresztą budżet, który dziś wydaje Ci się idealny, za rok może być bezużyteczny, ze względu na zupełnie inne wydatki i styl życia.

Sposoby kategoryzacji wydatków

Teraz przedstawię Ci stopnie kategoryzacji, prosty i złożony. Wybierz odpowiedni dla siebie, każdy ma inne potrzeby i inne wydatki. Jak dla mnie, powinieneś zacząć od najprostszego sposobu i w miarę upływu czasu go rozszerzać. Nie przejmuj się, że nie jest idealny od początku. Mój po latach też nie jest. Najważniejsze, żebyś spełnił swoje potrzeby.

Wersja prosta

Zacznij od najprostszych kategorii:

1. Jedzenie
2. Mieszkanie
3. Transport
4. Opieka zdrowotna
5. Higiena
6. Ubrania
7. Rozrywka

Ułożyłem je w takiej kolejności, w jakiej występuje częstotliwość spisywania wydatków. Od tego utworzę podkategorie i będzie wyglądać to tak:

1. Jedzenie: Dom, miasto, praca
2. Mieszkanie: Czynsz, prąd, woda, gaz (wybierz tylko te rachunki, za które płacisz), naprawy, sprzęt
3. Transport: Paliwo, myjnia, przeglądy, naprawy, wyposażenie, ubezpieczenie, bilety
4. Opieka zdrowotna: Lekarstwa, suplementy, witaminy, lekarz
5. Higiena: Kosmetyki, środki czystości, fryzjer
6. Ubrania: Zwykłe, sportowe, buty, dodatki
7. Rozrywka: Gry, książki, kino

To 30 podkategorii do wypełnienia i sprawdzi się jako podstawowy budżet. Można to jeszcze skrócić. Jeśli w mieszkaniu płacisz tylko czynsz i rachunek za prąd, to odpada gaz i woda. A brak samochodu zamyka całą kategorię w kosztach karty miejskiej. Na początek może Ci to w zupełności wystarczyć. Jeśli bardziej skomplikowana wersja Cię przeraża, zacznij w ten sposób. W miarę upływu czasu rozszerzysz go o potrzebne pozycje.

Wersja rozbudowana

To oczywiście więcej pozycji do analizy. Nie będę tu przedstawiał całego budżetu, załapiesz o co mi chodzi.

Jedzenie:

Dom – Pieczywo, warzywa, owoce, mięso, nabiał, słodycze, napoje, alkohol, woda
Miasto – Fast food, restauracja, przekąski, kawa
Praca – Lunch, catering, automat

Mieszkanie:

Rachunki – Czynsz, prąd, woda, gaz, ogrzewanie, wywóz śmieci
Konserwacja / naprawy – Wymiana sprzętu, naprawa sprzętu, serwis bieżący
Wyposażenie – Meble, dekoracje, dodatki, sprzęt RTV, AGD
Inne płatności – ubezpieczenie, podatki, dopłaty do zestawień rocznych

Jak widzisz już mamy ponad 30 podkategorii, a to dopiero druga główna grupa wydatków. Jest to budżet bardzo skomplikowany i rzadko przydatny. Jeśli nie jesteś maniakiem cyferek, to na 99% Ci się nie przyda.

Po co mieć tak dokładne podkategorie? Jeśli chcesz dokładnie oszacować dokąd płyną Twoje pieniądze, bądź oszacować konkretny koszt.

Jeżeli żona twierdzi, że piwo to Twoje paliwo, możesz dokładnie przeliczyć, ile wydałeś na “tankowanie”. Okaże się wtedy, że albo jesteś już prawie alkoholikiem albo teraz to Ty jej będziesz wypominać, że nie ma racji. W końcu.

Zasada jest prosta, robisz takie kategorie i podkategorie, które będziesz śledzić. To może być piwo, słodycze albo rzeżucha. Nie ważne, jak absurdalne jest to dla innych. To Ty chcesz wiedzieć, ile i na co wydajesz. Kontrolujesz te wydatki, bo albo nie wiesz, ile na nie wydajesz, albo chcesz zachować ich konkretny poziom.

Jeśli znów wydałeś zbyt dużo na piwo to wiadomo, że ściągniesz na siebie gniew małżonki. Kontrolując swój budżet zapewniasz sobie bezpieczeństwo. Finansowe albo przed wałkiem rozbitym na głowie. W obu przypadkach warto!

Rozwiązanie leży gdzieś po środku

Zobaczyłeś już prosty i złożony sposób kategoryzacji wydatków. Sam na pewno widzisz plusy i minusy obydwu rozwiązań. Zbyt prosty arkusz to mało dokładna analiza, ale szybkie spisywanie wydatków. Zbyt rozbudowany to więcej czasu poświęconego wpisywaniu kosztów, ale i duży przekrój informacji.

Po latach stwierdzam, że najlepszego wyjścia nie ma. Nie szukaj gotowca w internecie, bo i tak go nie znajdziesz. Zbuduj swój system podyktowany własnymi potrzebami. Choć mam kontrolę nad wydatkami, to szkoda mi czasu na arkusz z 200 pozycjami. Używam tylko tego, czego naprawdę potrzebuję i nie popadam w paranoję.

Budżet domowy ma Ci dostarczyć danych do wyciągania wniosków o nawykach zakupowych i możliwości cięcia tych niepotrzebnych lub zbyt wysokich. Nie ma być dodatkowym etatem. Im mniej czasu będzie wymagał do obsługi, tym lepiej. A jak szybko spisywać wydatki, pisałem w poprzednim wpisie do cyklu Podstawy Finansów. Spis treści znajdziesz na końcu tego artykułu.

Osobiste wydatki domowników

Wyżej przedstawione kategorie traktuję jako wydatki wspólne, a co w sytuacji, gdy chcemy kontrolować różnych domowników? Możesz postąpić tak, jak w przytoczonym przykładzie z piwem. Jeśli w domu tylko Ty je pijesz, to tworzysz na nie odpowiednią podkategorię i gotowe.

Inaczej postąpisz, gdy kilka osób wydaje pieniądze na to samo. Jeśli oboje stołujecie się na mieście, ale nie wiecie, kto i ile wydaje, najprościej rozdzielić to na dwie podkategorie. Będzie to wyglądać tak:

Jedzenie:

• Dom
• Praca
• Miasto on
• Miasto ona

Każdy wpisuje się do siebie i nie trzeba kombinować. Prosto, szybko, przyjemnie.

Istnieje też trzeci sposób, ale nie sprawdzi się przy częstych wydatkach, jedynie sporadycznych. Zarówno ja jak i moja żona czytamy książki. Zupełnie inne, więc nie można potraktować kosztu jednej książki jako wydatku wspólnego – nie czytamy jej oboje. Choć obydwoje wydajemy pieniądze na to samo, nie prowadzę w budżecie dwóch różnych pozycji. Moja żona kupuje książki co jakiś czas, ja mam listę i jak jest promocja, to kupuję od razu 20 albo 30 i mam zapas na długi czas. Nie trudno odróżnić wydatek 30 lub 40 złotych od 700 zł. Jak na dłoni widać, czy to były zakupy żony czy moje.

Prowadzę budżet w Excelu, więc do mojego wydatku dodaję komentarz, że są to moje książki. Tak samo można zrobić z każdym wydatkiem. Po najechaniu kursorem na daną komórkę, wyskoczy nam komentarz z informacją. Stosuję to też przy okazji podatków czy innych opłat niejasnych dla mnie na pierwszy rzut oka.

Sprawdza się to, jeśli mamy wspólne pieniądze i nie liczymy sobie nawzajem każdego grosza. My z żoną mamy wspólną kasę i każdy może wydawać na co chce. Dlatego koszty książek są ujęte razem. Nie obchodzi mnie, ile konkretnie kto wydał. Po prostu chcę wiedzieć, ile w sumie na to poszło. A komentarz dodaję na w razie czego.

Podsumowanie

Spisywanie i kategoryzacja wydatków wyglądają na groźniejsze, niż są w rzeczywistości. Przekonasz się o tym sam, gdy zaczniesz. Dostosuj wszystko do siebie i na początek nie przesadzaj. Lepiej zacząć powoli i w razie potrzeby dołożyć podkategorii, niż od początku się zrazić. Prowadzenie budżetu nie ma być smutnym obowiązkiem, tylko szybką pomocą w analizie swoich finansów.

Podstawy Finansów – Cykl Edukacyjny

1. Podstawy Finansów – wstęp do cyklu
2. Wcześniejsza Emerytura
3. Jak policzyć wartość netto
4. Spisywanie wydatków
5. Kategoryzowanie wydatków
6. Po co mieć budżet domowy
7. Budżet domowy – gotowe rozwiązanie
8. Fundusz Awaryjny
9. Fundusz Wydatków Nieregularnych
10. Finansowa Poduszka Bezpieczeństwa
11. Fundusz Celowy
12. Budżet domowy przy nieregularnych dochodach
13. Inflacja
14. Inflacja stylu życia
15. Jak oszczędzać bez budżetu domowego
16. Automatyczny budżet domowy bez spisywania wydatków